Fotosammlungen in Sachsen

Zur Übernahme von Beständen - Schenkung und Erwerbung

Version 0.1, aktueller Diskussionsstand

Voraussetzung für die Entgegennahme von Schenkungen sowie für Erwerbungen ist Klarheit über das Profil der eigenen Sammlung, das schriftlich fixiert sein sollte und zugleich regelmäßig – evtl. auch anlässlich einer Erwerbung – zu überprüfen und zu aktualisieren ist (Zweck und Ziel der Sammlung, Bestandsgruppen und -schwerpunkte, Perspektiven der Weiterentwicklung, Definition von Zielgruppen, Erwerbungsverfahren).

Musterverträge und Formulare

Angebotsprüfung

Angebote einer Schenkung oder Erwerbung sollten schriftlich dokumentiert werden (siehe Muster). Die Prüfung muss unverbindlich erfolgen, ein Rücknahmevorbehalt ist zu vereinbaren. Entscheidungsgrundlage für die Übernahme eines Bestandes ist eine sorgfältige Sichtung zur Beurteilung der (foto-)historischen, wissenschaftlichen oder künstlerischen Bedeutung der Bildinhalte sowie des intrinsischen Wertes (Alter/Seltenheit/Gebrauchsgeschichte) der angebotenen Fotografien.

Dabei ist zu entscheiden, ob diese die eigene Sammlung sinnvoll ergänzen, und ggf. zu prüfen - auch anhand der Sammlungsbeschreibungen auf dieser Website - , ob oder inwieweit andere Sammlungen möglicherweise besser geeignet sind. 

Neben den inhaltlichen Vorbedingungen ist zu bewerten:

Art und Umfang des Bestands

Rechtssituation

Preisbildung

Möglichkeiten der Aufarbeitung

Übernahme

Aufstellung und Bearbeitung

Prioritäten festlegen

Die Bearbeitung des erworbenen Bestands ist unter Berücksichtigung des Erhaltungszustands, der Aussagekraft sowie der fotohistorischen Bedeutung im Gesamtzusammenhang des Sammlungsaufbaus zu priorisieren. Es wird empfohlen, die Praxistipps zur Bestandserhaltung, zur Inventarisierung von Fotosammlungen sowie zur bildlichen Dokumentation zu konsultieren.

Ordnungssystem und Provenienzprinzip

Mit einem Bestand überlieferte Nummernsysteme werden, wenn irgend möglich, übernommen. Falls nicht alle Objekte eine eindeutige Nummer aufweisen, ist zu prüfen, ob Eindeutigkeit mit Hilfe von Präfixen erreicht werden kann. 

In jedem Fall nachdrücklich zu empfehlen ist die Beibehaltung gewachsener Ordnungen, in denen sich die inhaltlichen und institutionellen Interessen der Sammlungsbildner ebenso abbilden wie etwa der allgemeine Entwicklungsstand von Fototechnik oder der Archivwissenschaft.

Um diese Informationsebene sowie den unmittelbaren Zusammenhang der Einzelbilder und Bildserien und damit eine wesentliche Qualität ihrer historischen Zeugenschaft zu bewahren, ist bei einer Übernahme grundsätzlich das Provenienzprinzip zu beachten. Das bedeutet: Nachlässe/Schenkungen etc. bleiben in sich geschlossen und müssen als Gesamtbestand rekonstruierbar sein.

Nummerierung/Beschriftung

Fotografien einer Bildserie sind als Einzelobjekte zu betrachten und erhalten jeweils eine eigene Inventarnummer, zugleich ist der Zusammenhang der Bilder - etwa durch Konvolutbildung - als Gruppe rekonstruierbar zu halten. Für die Beschriftung sind geeignete Werkzeuge zu verwenden.

Erschließung

Wenn eine vollständige Erschließung in einer Datenbank zeitnah nicht möglich ist, sollte übergangsweise ein Findbuch erstellt und eine - online zugängliche - Bestandsbeschreibung angefertigt werden, die an www.fotoerbe.de bzw. www.fotoerbe-sachsen.de gemeldet wird. Folgende Informationen sollten mindestens enthalten sein: Zeiträume der Aufnahmen, Inhalte, Bildautoren und Mengenangaben.

Bei einer Datenbankinventarisierung anzugeben sind: Bildautor, Datierung, Bildtitel, fotografisches Verfahren, Maße, Entstehungskontext, Bildinhalt, konservatorischer Zustand/Schäden, Präsentationsform, Erwerbungskontext, Provenienz, Benutzungshinweise. Auf einheitliche, standardisierte Begriffsbildung ist zu achten.

Sicherheitsverfilmung/Scannen

Empfehlenswert ist die Sicherung von Beständen durch Verfilmung oder Digitalisierung, um damit deren Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit zu gewährleisten. Kriterien für eine Prioritätensetzung sind erneut der konservatorische Erhaltungszustand, die Aussagekraft bzw. die fotohistorische Bedeutung.

Kassation?

Da das Ausscheiden von Sammlungsbeständen einen erheblichen Eingriff in die Überlieferungsgeschichte darstellt, ist vor jeder Kassation ein tragfähiger Kriterienkatalog festzulegen und zu dokumentieren. Soll eine Kassation aus Kostengründen erfolgen (Lagerung, Verpackung), so sind die Kosten des notwendigen, zeitintensiven Personaleinsatzes für eine sorgfältige Prüfung und Bestandsbewertung dagegen zu rechnen. 

In der Regel ist zu empfehlen, Ungleichgewichte in der Bedeutung einzelner Bestandsteile über entsprechende Priortäten beim Verzeichnen zu lösen, durch intelligente Konvolutbildung oder gezieltes Nachinventarisieren.

 

Literaturhinweise

Fachbibliographie "Erschließung" im Webangebot des Landesarchivs Baden-Württemberg: http://www.landesarchiv-bw.de.

Sächsischer Museumsbund e.V. (Hrsg.): Qualität des Sammelns. Information des SMB e.V., 34/2007.

 

Autorin:
Sylvia Ziegner (Kunsthistorikerin, Dresden)


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